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"El futuro de cualquier empresa del siglo XXI pasa  por el desarrollo de un Modelo de Negocio que le permita (a) la optimización de la utilidad de sus recursos internos (b) su adaptabilidad a un entorno dinámico."

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Diego Peña Vázquez

Director Gerente Investifica.

 

De acuerdo con Santiago Garrido Buj, la empresa virtual se define como “aquella en que los trabajadores se encuentran en distintas ubicaciones físicas, no perteneciendo a la misma estructura jerárquica y donde los medios telemáticos son imprescindibles para el desarrollo de la actividad”. También podría ser definida como la “adición racional de distintas estructuras jerárquicas con bases productivas u operativas complementarias y que acuden al mercado con un propósito común”. En este sentido, cabe destacar que el planteamiento teórico está basado en la cooperación entre empresas que aún pudiendo haber sido competidoras, pasan a poner a disposición del bien común aspectos clave de los procesos productivos u operativos con el fin de crear una estructura integrada que genere mayor valor añadido y que permita obtener ventajas que de forma individual fuera imposible obtener (cobertura de mercado, volumen de producción, canales de distribución…), aunque también hace referencia a integraciones en situación de “no” competencia (verticales u horizontales) que buscan un propósito común de manera formalizada y organizativamente estructurada.

Una forma adecuada de gestionar una organización de estas características sería a través de la creación de dos órganos fundamentales (1) El comité de dirección que tendría las funciones de planificación estratégica, de organización de la producción, de toma de decisiones y resolución de problemas como los más importantes. (2) La oficina de administración virtual, la cual tendría como principales funciones la búsqueda de nuevos mercados, la fidelización de clientes, la generación y gestión de pedidos…

Característica importante de este tipo de organización se basa en las relaciones de poder a establecer, ya que la toma de decisiones y la planificación estratégica de la organización virtual ha de ser conjunta, como dato positivo se puede resaltar la asunción compartida de responsabilidades y riesgos lo que puede ayudar a alcanzar acuerdos conjuntos de importancia capital para el desarrollo del proyecto, pero que por otro lado pueden generar situaciones de conflicto que mal gestionadas lo pueden dañar de forma irreversible. El establecimiento de un marco contractual conciso, puede prevenir situaciones conflictivas de difícil solución, a la par que establece unas claras reglas de juego para todos los miembros directivos de la organización, siendo importante a su vez, el establecimiento de procedimientos de actuación tanto para la toma de decisiones como para la resolución de problemas. Ambas medidas potenciarán la mejor y más eficaz gestión del proyecto.

Otra característica importante está fundamentada en la adición ya mencionada de procesos productivos u operativos complementarios que pueden generar importantes beneficios económicos si la gestión es eficaz y eficiente. Esos beneficios pueden venir del intercambio fluido de información tanto referente a mejoras en los procesos de producción, como de tendencias de mercado, el desarrollo conjunto de “know how”, la generación de sinergias empresariales donde el conjunto tiene más valor que las partes por separado, o el desarrollo de nuevos canales de distribución a los que anteriormente se tenía vetada la entrada en base al tamaño organizacional o la limitada oferta de productos. Como principales problemas de este tipo de adición estarían (a) las dificultades para coordinar las diferentes órdenes de trabajo, ya que dependería del % de producción que estuviera disponible por cada empresa en la asociación, y ésta a su vez tendría que ajustarse a la demanda de mercado para cumplir con el propósito organizacional y (b) los problemas derivados de la lentitud con que se gestionara la información clave tanto sobre procesos productivos como información de mercado, ya que ello impediría un desarrollo adecuada de la propia estructura virtual. Para solventar los problemas derivados de las distintas ubicaciones productivas, resultaría conveniente el establecimiento de unos procedimientos de trabajo que facilitaran al máximo la conexión entre empresas y que permitieran que los flujos de trabajo fueran más eficientes en su conjunto que por separado, procedimientos que han de ser aprobados por el comité delegado de la gestión y dirección de la organización. También sería muy importante definir con claridad cual sería la aportación de cada empresa a la asociación y como se va gestionaría la cadena de valor a crear.

La dispersión geográfica también es una característica importante de este tipo de organizaciones, pudiendo resultar realmente beneficioso al obtener una información de mercado mucho más amplia y completa a la par que se obtienen acceso a mercados que de otra forma podrían resultar prohibitivos, pero que por otra, pudiera generar problemas logísticos, que si no son bien gestionados, podrían afectar a toda la cadena de valor. Como medida para solventar los problemas asociados a la logística, sería necesario diseñar una estructura logística formal con una dotación adecuada de recursos (humanos, tecnológicos, información…) y de competencias para que su aportación a la cadena de valor fuera lo relevante que tiene que ser en una organización de estas características. También es importante resaltar, que la dispersión geográfica puede ser tan amplia o no como fuera necesario para el correcto funcionamiento de la organización, de tal forma que dos de los miembros pueden tener ubicaciones geográficas muy próximas mientras otros dos estar a gran distancia tanto de los primeros como entre ellos.

La última característica relevante vendría determinada por la necesidad de desarrollar un soporte tecnológico avanzado, ya que otra forma la comunicación entre empresas no estaría garantizada el nivel requerido. Como aspecto positivo cabe citar que esos medio tecnológicos si son correctamente gestionados pueden generar una plataforma de conocimientos compartidos de los cuales se pueden derivar “ventajas competitivas” sostenibles en el tiempo, pero que mal administrados podrían llegar a producir desajustes en el proceso productivo conjunto.

Como conclusión, la organización virtual es una estructura organizativa que aporta aspectos realmente positivos a la integración entre empresas, y que gestionada adecuadamente puede incrementar las probabilidades de éxito de compañías que por la propia limitación de sus recursos, les resulta imposible desarrollar un crecimiento orgánico necesario para competir a mayor escala en el mercado, o no pueden crecer mediante la adquisición de otras empresas, poniendo en serio peligro su propia supervivencia a largo plazo. La correcta utilización de una estructura de éstas características, vendrá determinada por el grado de compromiso de las distintas unidades hacia el todo, la solidez del proyecto como tal, y la correcta gestión de los flujos de información como más importantes.

Referencias: - Garrido Buj, S y Castelló Muñoz E (2007) La Gestión de empresas en la sociedad del conocimiento – Editorial Universitas Internacional

 
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